Classer l’information

1. Les opérations à maitriser

L’information que nous avons à gérer se présente sous différents formats: notes, documents, images…etc
Mettre en place des bonnes pratiques dans toutes vos applis en amont vous permettra les opérations de la gestion de l’information:

                                 Capturer – Classer – Resurfacer

1.1 Capturer l’Information
En amont vous devez proactivement faire un 360 de vos besoins de sauvegarde de l’information.
Vos documents seront dans un ou des drives en ligne dans le cloud.
Vos notes seront dans votre application de PKM (Personal Knowlegde Management), prise de notes électroniques en FRA.
Vos images seront gérés dans votre appli dédiée.
Idem pour les autres formats.
Familiarisez vous avec les raccourcis clavier qui permettent de capturer les documents.

1.2 Classer l’Information
L’information en vrac sera difficile à gérer. Il vous faut donc créer une classification de l’information avec une taxonomie adaptée à vos besoins.
Une taxonomie est la liste de dossiers (appellés également collections) et de sous-dossiers que vous utiliserez pour classer l’information.

👉 Une taxonomie de dossiers constitue VOTRE classification PRINCIPALE mais non exclusive de l’information. Elle reflète votre façon de segmenter l’information.

Exemple : vous gérez la gestion de l’information pour de la gestion de projets pour les services RH & comptables et ce sur une base internationale.
Quels seront vos dossiers de niveau 1 ?
Les projets dans lesquels vous aurez des sous-dossiers pour les services RH & Comptables et d’autres sous-dossiers pour les pays.
Ou bien préférerez vous avoir le pays en dossier de niveau 1 et ensuite des sous-dossiers pour les services ou projets ?
Il n’y a pas de bonnes réponses. LA bonne réponse c’est votre façon de segmenter l’information.
Si votre porte d’entrée la plus fréquemment utilisée est le pays alors cette méta-donnée sera la plus utile en niveau 1.

💥Gardez à l’esprit que les dossiers électroniques sont plus flexibles que les dossiers physiques. Un même document peut être dans 2 dossiers différents (grâce à la duplication de liens URL sur les clouds les plus avancés) respectant la nature fluide de l’information car un même document aura toujours plusieurs facettes et pourra donc être intégrer dans plusieurs dossiers.

En matière de gestion de l’information plusieurs chemins mènent à Rome !

1.3 Resurfacer l’Information
Votre travail de classification a pour objectif de pouvoir retrouver la bonne infomation à une date ultérieure.
Il est important que vous utilisiez une taxonomie stable qui est votre façon de classer l’information sur une longue période à l’instant T, T+1…etc
Quand vous créez une taxonomie vous vous parlez à vous même et la question que vous vous posez est : par quel chemin logique vais-je retrouver ce document dans 6 mois ?

💥Une taxonomie bien pensée et crée aussi complètement que possible dès le début de votre projet sera utile cependant beaucoup d’applis vous permettront d’accéder aux documents plus rapidement aux documents de vos projets en cours.
Le navigateur web par exemple vous permet de sauvegarder en favoris les documents en ligne et de les resurfacer avec des éléments de texte dans la barre de recherche.

Le navigateur web est l’Explorateur de Fichiers du cloud !

Cette approche sera votre option par défaut pour tous les documents sur lesquels vous travaillez régulièrement… pour les autres il faudra refaire le chemin mentale de la taxonomie que vous aurez créé… et si vous vous êtes perdu alors faire une recherche avec des mots clefs qui sera votre ultime option.

2. Dossier vs Tags

Il existe 2 façons de classer l’information : Le Dossier OU le Tag (Libellé)

Le Dossier (aussi appelé Collection dans de plus en plus d’applis) est la méthode la plus connue et la plus usitée.
Traditionnellement si un document est classé dans un dossier alors il est exclusivement dans ce dossier cependant les meilleurs cloud vous offrent désormais l’option de dupliquer les liens vers le document dans divers dossiers. (dépassant ainsi les limitations du monde physique ou un document papier ne peut être dans 2 dossiers sauf à être dupliqué).
La Taxonomie de Dossiers est votre classification PRINCIPALE de l’information.

Le Tag (Libellé) est la classification SECONDAIRE de l’information.
L’information est par essence fluide et à multiple facettes. Un besoin d’avoir une classification sur des sujets moins souvent utilisés sera adressé par le Tag (Libellé) qui est une façon additionnelle & complémentaire de classer l’information.
💥 Les Tags peuvent être hiérarchisés et donc même pour cette façon secondaire de classer l’information il vous faudra penser votre taxonomie.

👉 Les meilleurs applis vous donneront les deux options Dossiers + Tag (Libellé)
… les applis moyennes ne seront que sur du Dossier sans duplication des liens (et pas des documents)
… et certaines applis n’utilisent uniquement que le Tag (Libellé) comme par exemple Obsidian ou Logseq
(ces applications sont réservées à un public averti sur la gestion de l’information)
Gmail qui a tout compris vous fait classer vos mails en leur allouant des tags qui sont aussi des dossiers dans la colonne de gauche ou vous retrouvez vos mails quand vous les avez archiver cad retirer de la boite de réception

Les deux options, Dossier & Tag, se rejoignent car des dossiers qui vous autorisent la duplication d’URL ou l’allocation de tags multiples sont in fine des approches similaires… simple et génial 🧠

3. La convention de nommage

Utiliser une convention de nommage stable sur toutes vos applis & drive. Soyez explicites et utilisez un nom qui ait du sens quand vous rechercherez le document (même si aujourd’hui les drive recherchent aussi le texte à l’intérieur du document).
Une bonne convention de nommage c’est votre bouée de secours quand vous devez retrouver le document.

4. Combien de niveaux dans votre taxonomie ?

Les dossiers de Niveau 1 de votre taxonomie cad ceux qui sont à la racine sont très importants car il oriente toute votre classification.
👉 une bonne pratique est de créer l’intégralité de vos dossiers de niveau 1 dès le début (même si des changements sont toujours possibles)

La règle des 10-30-3
Vous êtes les seuls décisionnaires sur la création de votre taxonomie cependant 10 dossiers de niveau 1 sont suffisants pour +95% des projets & services.
Ensuite n’utilisez pas plus de 30 dossiers de niveau 2… et pas plus de 3 niveaux.

5. Combien de niveaux dans mon application ?

Afin de prendre les bonnes décisions dans votre classification de l’information il vous faut identfier tous les niveaux potentiels dans vos applis (même si vous ne les utilisez pas tous).
Cet exercice peut de prime abord paraitre trivial mais il est essentiel pour bien classer l’information.

Posez vous toujours la question : combien de niveaux possibles dans cette appli ?

Si vous utilisez OneNote par exemple combien de niveaux ?
Réponse : cinq (groupe de section/section/page/sous-page de Niveau 1/sous-page de Niveau 2) le notebook pourrait éventuellement considéré comme un niveau car vous pouvez en avoir un pour le perso et un pour le boulot !

Sur JIRA combien de niveaux ? … trois. Projet/Epic/User Story

Sur MS Project ? … beaucoup car vous pouvez indenter les niveaux autant que désiré

Sur Squash ? … quatre. Campagne de test/Exigence/Cas de test/Pas de test.

Une taxonomie et ses niveaux potentiels influeront sur votre façon de structurer l’information, les documents, les tâches, les URL…etc

Ayez ce réflexe car Tout est Taxonomie – TeT